Berbagi (sharing) pengetahuan dalam perusahaan

Setiap perusahaan pasti membutuhkan pengetahuan untuk menjalankan bisnisnya dan bersaing secara sehat dengan perusahaan lainnya di dunia. Pengetahuan merupakan segala bentuk informasi yang dimiliki oleh seseorang. Ibaratnya selembar peta, pengetahuan akan memberikan informasi mengenai suatu tempat dan arah bagi berlayarnya sebuah kapal di tengah samudera. Begitu juga dengan perusahaan, dengan pengetahuan perusahaan dapat menentukan target market yang hendak diraih serta bagaimana mengaplikasikan berbagai strategi bagi berkembangnya perusahaan, sehingga perusahaan mendapatkan keuntungan yang layak dari bisnis yang dijalankannya. Berbagai informasi ini kemudian digunakan oleh perusahaan untuk membantu kinerja mereka sehingga menjadi efisien. Implikasinya adalah perusahaan tersebut dapat meningkatkan kinerjanya dan meraih keuntungan dalam kompetisi global.

Pada umumnya, pengetahuan yang ada di perusahaan tersimpan di dalam masing-masing individu (baca: karyawan) yang bekerja pada perusahaan. Pengetahuan ini implisit sifatnya karena masih dalam bentuk ide-ide ataupun terkonstruksi berdasarkan pengalaman yang ada dari masing-masing individu di dalam perusahaan. Jika pengetahuan tersebut tereksplisitkan dalam bentuk nyata. Pengetahuan yang berbentuk tangible dapat dicetak, dilaporkan ataupun disimpan dan dapat disentuh karena nyata. Oleh sebab itu, sangat penting bagi perusahaan untuk mendokumentasikan setiap pengetahuan yang ada ke dalam database sehingga dapat diakses dengan mudah oleh semua orang yang ada di perusahaan karena biasanya pengetahuan tersalurkan dalam partisipasi di dalam kinerja perusahaan.

Perusahaan Jepang, contohnya, memiliki banyak produk teknologi dengan merk terkenal di dunia. Sony adalah salah satu dari merk terkenal itu karena kualitasnya yang bagus. Semua orang di dunia pasti mengenal Sony dengan produknya seperti walkman, telepon genggam, televisi, radio, laptop, kamera, handy-cam, dan lain sebagainya. Lantas, apa yang membedakan perusahaan Jepang dengan perusahaan lainnya sehingga mereka dapat bertahan hingga sekarang ini? Salah satu kunci sukses dari perusahaan ini adalah karena dia berusaha untuk memenuhi apa yang diinginkan oleh pembeli melalui observasi dan penelitian terhadap produk yang mereka pasarkan. Perusahaan Jepang selalu mendokumentasikan semua informasi yang mereka butuhkan sebelum mereka memulai sesuatu. Adalah kebiasaan orang Jepang untuk selalu menyiapkan segala sesuatu sebelum memulai pekerjaannya. Mereka selalu memiliki pengetahuan tentang kenapa mereka bisa berhasil dalam menjalankan bisnisnya tersebut. Mereka akan melakukan berbagai survei dan penelitian untuk mengetahui potensi pasar dan titik untuk memulai bisnisnya. Hal ini karena mereka adalah orang yang terbiasa terlatih sejak kecilnya. Tak heran maka jika perusahaan Jepang memiliki pengetahuan yang sangat banyak, terutama mengenai keinginan dan kebutuhan para pembeli. Mereka selalu mengecek segala sesuatunya untuk meyakinkan diri mereka bahwa data-data tersebut benar adanya. Hal inilah yang menyebabkan setiap data yang dikumpulkan selalu akurat, tepat dan terpercaya, sehingga prediksi yang dilakukan menjadi tepat pula. Perusahaan Jepang selalu yakin bahwa data tersebut akan sangat berguna di kemudian hari jika mereka akan menjalankan bisnisnya walaupun banyak uang dan waktu yang dihabiskan. Dari contoh di atas kita dapat mengetahui bahwa pengetahuan dapat menciptakan transparent society. Informasi dan data akan membantu dan membimbing mereka pada hal yang benar dan dalam menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Berbeda dengan perusahaan Taiwan atau Cina pada umumnya yang kebanyakan berdasarkan rasa atau insting (feeling) dan keuntungan (luck) daripada data konkrit di lapangan. Perusahaan Taiwan pada umumnya hanya peduli bagaimana cara menjual atau memasarkan produk mereka kepada pelanggan, dan tidak melakukan banyak survei terhadap pasar dan pembelinya.

Selain itu, para karyawan di perusahaan Jepang selalu membagi dan mendiskusikan informasi atau data yang mereka dapatkan kepada sesama rekan kerjanya untuk mendapatkan masukan baru. Sebagaimana yang kita ketahui bahwa salah satu aspek penting dari mengelola pengetahuan adalah bagaimana melakukan transfer atau berbagi (sharing) pengetahuan di dalam organisasi. Sharing pengetahuan merupakan proses saling tukar-menukar informasi yang berbentuk implisit sehingga menjadi eksplisit dan terbentuk pengetahuan baru. Sebagai aset terbesar bagi perusahaan, karyawan dituntut untuk mampu melakukan sharing pengetahuan. Sharing pengetahuan dapat dilakukan para karyawan dengan memberikan kontribusinya terhadap database organisasi. Mereka juga dapat berkomunikas dengan melakukan interaksi, baik formal, seperti pertemuan (meeting) karyawan, maupun informal sifatnya di luar meeting atau jam kerja di antara para karyawan. Kemampuan seorang karyawan di dalam menyampaikan gagasannya baik kepada sesama karyawan maupun kepada perusahaan akan menjadi poin tersendiri bagi evaluasi kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan karena mereka mampu menyampaikan pengetahuan yang dimilikinya kepada orang lain. Selain itu, sharing pengetahuan dapat meningkatkan inovasi bagi perusahaan dalam mencari, menciptakan, dan mengembangkan produk dan layanan baru. Oleh sebab itu, sharing pengetahuan menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan karena hal ini dapat memotivasi para karyawannya untuk memiliki ide-ide baru.

Banyak fenomena yang terjadi di sebuah perusahaan, di mana para karyawannya enggan atau sangat tertutup untuk melakukan sharing pengetahuan kepada sesama rekan kerjanya karena merasa bahwa informasi atau pengetahuan yang mereka miliki pribadi sifatnya. Hal ini menyebabkan pengetahuan menjadi rahasia pribadi karena ia menjadi implisit. Akibatnya, pengetahuan tersebut hanya terakumulasi pada masing-masing individu dan tidak menjadi bagian dari aset perusahaan, sehingga jika para karyawan tersebut pensiun, berhenti bekerja dan atau pindah ke perusahaan lain, maka perusahaan tidak memiliki aset pengetahuan yang terdokumentasikan dengan baik. Padahal, pengetahuan di dalam perusahaan sangat erat kaitannya dengan siapa yang telah mengembangkan dan membagi pengetahuan tersebut melalui kontak secara langsung orang per orang.

Sharing pengetahuan adalah fungsi utama didalam manajemen pengetahuan di antara individu atau kelompok yang ada di perusahaan. Ia adalah proses dimana individu saling bertukar pengetahuan baik implisit maupun eksplisit untuk kemudian menciptakan ilmu pengetahuan baru. Setiap proses dalam sharing pengetahuan selalu berhubungan dengan bagaimana mengumpulkan dan memberikan suatu informasi atau data kepada orang lain. Melalui sharing pengetahuan yang dilakukan baik secara formal maupun interaksi tersebut, para karyawan dapat berbagi ilmu atau informasi kepada sesama rekan kerjanya. Di samping itu, mereka dapat menyampaikan gagasan-gagasan cemerlangnya kepada perusahaan untuk memberi masukan bagi peningkatan kinerja perusahaan. Jika karyawan mampu berbagi terhadap karyawan lainnya maka mereka akan mendapatkan keuntungan dari pengetahuan tersebut. Karyawan yang terlibat dalam kerja dan mengelola proyek dapat mengakses berbagai informasi dengan sangat mudah jika mereka sharing pengetahuan. Perusahaan, tentunya, memerlukan individu yang berkerja berdasarkan pengalaman dan kerja sama yang baik diantara para karyawan, subsistem maupun organisasi untuk meningkatkan pengetahuan mereka. Namun, kebanyakan karyawan merasa takut untuk menyampaikan idenya kepada perusahaan karena perasaan takut kehilangan reputasi, tidak adanya penghargaan (reward) atas usahanya tersebut untuk berbagi ide.

Tidaklah mudah bagi sebuah perusahaan untuk memotivasi para karyawannya dalam berbagi pengetahuan karena berbagai alasan. Alasan pertama bisa jadi adalah karena kepribadian yang berbeda-beda dari tiap karyawan. Karyawan yang berkribadian tertutup biasanya sangat sulit untuk mengungkapkan ide atau pendapat mereka kepada orang lain. Namun sebaliknya, karyawan yang memiliki kepribadian terbuka akan sangat senang untuk bercerita tentang pengalaman mereka atau sekedar menyampaikan suatu informasi atau usulan terhadap sesuatu. Alasan kedua bisa disebabkan oleh lingkungan yang kurang mendukung bagi terciptanya sharing pengetahuan itu sendiri. Tidak adanya ruang bagi karyawan untuk menyampaikan ide atau masukannya kepada perusahaan bisa menjadi faktor penghambat bagi kebebasan berekspresi di antara sesama karyawan sendiri. Kurangnya waktu dan sumberdaya (tidak adanya fasilitas mendukung) mengakibatkan terhambatnya proses transfer ide dan pengetahuan tersebut. Oleh sebab itu, perusahaan juga memiliki andil yang sangat besar dalam mendukung kemampuan para karyawannya dalam sharing pengetahuan. Alasan ketiga adalah hubungan antara karyawan dengan pimpinannya. Tidak adanya rasa saling percaya di antara para karyawan dan pimpinannya dapat pula menjadi penghambat dalam terciptanya sharing pengetahuan. Sudah selayaknya memang dalam suatu perusahaan, relasi antara pimpinan dan karyawan haruslah baik agar tercipta suasana saling percaya dan saling mendukung sehingga terciptalah sistem kerja yang harmonis. Seorang pemimpin sebaiknya membuka diri kepada para bawahannya terhadap berbagai masukan yang sifatnya membangun. Begitu juga dengan para karyawan, mereka pun harus berani dalam mengungkapkan berbagai gagasan ataupun memberikan masukan untuk meningkatkan produktifitas kerja perusahaan.

Perusahaan tentu saja dapat memfasilitasi sharing pengetahuan ini dalam bentuk pelatihan-pelatihan yang melibatkan karyawan-karyawan dari setiap divisi yang ada di dalam perusahaan. Pelatihan-pelatihan ini dimaksudkan untuk memberikan input yang banyak bagi mereka dalam memahami kinerja perusahaan dan mengetahui target-target apa yang harus terpenuhi, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Dalam pelatihan-pelatihan tersebut, para karyawan dapat dilatih bekerja sama dan terlibat dalam memecahkan suatu masalah (problem solving) di dalam tim. Sebagaimana kita ketahui bahwa pengetahuan biasanya dapat tersampaikan melalui partisipasi dalam kerja bersama di dalam tim. Perusahaan bisa juga memberikan insentif atau poin tambahan dalam evaluasi kinerja para karyawan jika mereka memiliki gagasan yang cemerlang bagi perusahaan. Dukungan yang baik tersebut akan memberikan semangat bagi karyawan untuk bekerja lebih giat dan memiliki kreatifitas di dalam bekerja, sehingga perusahaan memiliki performan yang luar biasa untuk mendapatkan keuntungan pasar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s